Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nieuchronna przyszłość polskiego biznesu. Ta centralna platforma IT, mająca na celu pełną cyfryzację fakturowania i uszczelnienie systemu podatkowego, stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. Poznaj kluczowe daty wdrożenia, zasady działania i korzyści, jakie przyniesie firmom, a także dowiedz się, jak skutecznie przygotować się na nadchodzące zmiany i uniknąć kar.
Spis treści
Czym jest KSeF i dlaczego jest wprowadzany?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma IT, nadzorowana przez Ministerstwo Finansów oraz Krajową Administrację Skarbową (KAS). Została stworzona w celu pełnej cyfryzacji procesów fakturowania w obrocie gospodarczym. System umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz bezpieczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Głównym motywem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego i efektywne zmniejszenie luki VAT. Ponadto centralizacja rejestracji dokumentów zwiększa bezpieczeństwo transakcji, a jednocześnie znacząco upraszcza obowiązki sprawozdawcze dla przedsiębiorców. Więcej informacji na temat KSeF znajdziesz pod adresem: https://kotrak.com/pl/blog/czym-jest-ksef-krajowy-system-e-faktur-i-co-nalezy-o-nim-wiedziec/.
Jak działa KSeF i czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to obowiązkowy dokument elektroniczny w formacie XML, który musi ściśle odpowiadać wzorowi logicznemu FA(3). Przedsiębiorcy przesyłają te dokumenty bezpośrednio do centralnej platformy KSeF. System automatycznie poddaje każdą e-fakturę walidacji, sprawdzając jej zgodność z obowiązującymi schematami. Dopiero po pomyślnej weryfikacji dokument otrzymuje unikalny numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), stanowiące dowód precyzyjnego momentu wystawienia i przyjęcia. System zapewnia bezpieczne przechowywanie danych przez 10 lat. Wizualizacja takiej faktury (np. w PDF) wymaga zastosowania kodu QR, co umożliwia szybką weryfikację jej autentyczności.
Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich polskich przedsiębiorców, niezależnie od ich wielkości czy statusu podatkowego. Obowiązek ten obejmuje szerokie spektrum podmiotów, w tym:
- czynnych płatników VAT (duże firmy),
- czynnych płatników VAT (MŚP),
- czynnych płatników VAT (mikroprzedsiębiorców),
- podmiotów zwolnionych z VAT,
- rolników ryczałtowych.
Należy jednak podkreślić, że KSeF jest obligatoryjny wyłącznie dla transakcji realizowanych w relacjach B2B (faktury wymieniane tylko między firmami). Faktury konsumenckie (B2C) pozostają wyłączone z obowiązku. Ich wystawianie w systemie jest w pełni dobrowolne. System zapewnia także elastyczność obsługi dokumentów. Przykładowo, biura rachunkowe lub inne upoważnione podmioty mogą działać w imieniu swoich klientów, co ułatwia zarządzanie całym procesem fakturowania.
Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla poszczególnych firm?
Ministerstwo Finansów ogłosiło zaktualizowany, dwuetapowy harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co stanowi kluczową informację dla każdego przedsiębiorcy. Pierwszy etap obowiązkowego wystawiania e-faktur rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. Obowiązek ten obejmie największe podmioty – te, których przychody w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych. Pozostali przedsiębiorcy, w tym MŚP, mikroprzedsiębiorcy oraz podmioty zwolnione z VAT (niezależnie od ich wielkości), mają czas na wdrożenie do 1 kwietnia 2026 roku. Należy jednak pamiętać o kluczowym wyjątku: obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF dotyczy wszystkich podatników i rusza wcześniej, bo już 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu każda otrzymana faktura musi być przetwarzana w systemie centralnym.
Jakie korzyści dla przedsiębiorcy wynikają z używania KSeF?
Wdrożenie KSeF przynosi firmom wymierne korzyści, zwłaszcza w obszarze zwrotu VAT. Ustawowy termin na odzyskanie podatku skróci się z 60 do zaledwie 40 dni. System znacząco usprawnia obieg dokumentacji i automatyzuje kluczowe operacje księgowe. Faktury są bezpiecznie i bezpłatnie magazynowane na platformie centralnej, co minimalizuje ryzyko ich zagubienia i eliminuje konieczność wystawiania duplikatów. Dodatkowo firmy zyskują zwolnienie z uciążliwego obowiązku: nie muszą już generować i przesyłać plików JPK_FA na żądanie organów skarbowych.
Jakie kary grożą za wystawienie faktury poza KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy, a jego zlekceważenie niesie ryzyko poważnych sankcji finansowych wymierzanych przez Krajową Administrację Skarbową (KAS).
Wystawienie dokumentu poza systemem po wejściu przepisów w życie skutkuje nałożeniem grzywny przez KAS. Co więcej, taka faktura jest automatycznie nieważna i nie stanowi prawidłowego dowodu księgowego, co bezpośrednio uderza w rozliczenia firmy. Wysokość sankcji jest zróżnicowana: dla faktur z VAT kara może sięgnąć 100% kwoty podatku, natomiast dla dokumentów bez VAT grozi sankcja do 18,7% wartości należności. Przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie. Sankcje za nieprzestrzeganie regulacji są obecnie zawieszone i będą naliczane dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Jest to kluczowy okres przejściowy.
Jak przygotować firmę i zintegrować systemy z KSeF?
Aby sprawnie wdrożyć KSeF i uniknąć kar, musisz zrealizować dwa fundamentalne zadania: uwierzytelnienie oraz integrację systemów informatycznych. Proces uwierzytelnienia jest niezbędny. Możesz skorzystać z:
- profilu Zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- pieczęci elektronicznej,
- dedykowanych tokenów,
- certyfikatów autoryzacyjnych.
Mniejsze firmy mają ułatwioną sprawę – Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia. Większe przedsiębiorstwa muszą połączyć swoje systemy księgowe z KSeF, wykorzystując np. interfejs API systemu Comarch KSeF. Niezbędne jest też dostosowanie wewnętrznych procedur, zwłaszcza w zakresie samofakturowania.